Funkcionalnost »MAIL MERGE« in uvoz podatkov v Microsoft Office Word
Bazo, katero smo ustvarili, smo napolnili z podatki študentov. Ustvarili smo poizvedbo, katera prikaže ocene študentov. Da podatke lažje spravimo kot poročilo v Word, uporabimo uvoz. V naslednjih korakih bom opisal, kako spojiti bazo z Wordovim dokumentom.
1. Odpremo podatkovno bazo, izberemo poizvedbo, katere podatke želimo, kliknemo desni gumb, izberemo možnost IZVOZI. Odpre se izbirni meni, kjer izberemo SPOJI Z MICROSOFT OFFICE WORDOM.
Za nadaljevanje sem posnel video, kjer bo lažje razločiti ter razumeti.
Na kratko pa bom tudi opisal nadaljnji potek. Po ukazu za spajanje izberemo možnost, naj nam odpre nov dokument in nato poveže podatke z njim. Ustvarjen dokument se nam odpre v MS Word urejevalniku besedil, kjer kasneje oblikujemo postavitev podatkov. Izbiramo lahko med različnimi vrstami kot so pisma, nalepke, E-sporočila. Jaz sem v priloženem posnetku izbral pisma. Za dokument izberemo možnost, da uporabi kar obstoječ dokument, ravno tako v naslednjem koraku, da uporabi obstoječ seznam. Za izpis podatkov kliknemo na opcijo več elementov, kjer izbiramo želena polja. Vzamemo ime in priimek, ter ju označimo kot naslov 1, kar bo služilo za kazalo. Spreminjamo obliko, barvo, velikost, itd. Po končanem oblikovanju moramo dokončati spajanje. To naredimo tako, da kliknemo urejanje posameznih pisem in izberemo vse zapise. Oblikuje se nam nov dokument, kateremu dodamo naslovnico, glavo, nogo, kazala,… Ko je oblikovanje končano dokument shranimo in je pripravljen za tiskanje,posredovanje,..
Ni komentarjev:
Objavite komentar